Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych jest operator serwisu eastibeam (dalej: „Operator”). Pełne dane rejestrowe Operatora — firmę, adres siedziby, numer KRS i NIP — wpiszemy w tym miejscu w wersji ostatecznej dokumentu. Do tego czasu przekażemy je na prośbę wysłaną przez formularz kontaktowy.

W sprawach dotyczących danych osobowych napisz do nas przez formularz kontaktowy, wybierając temat „Inny temat”. Odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego, a na żądania dotyczące danych — nie później niż w terminie wynikającym z RODO.

Przetwarzamy wyłącznie dane potrzebne do prowadzenia konta, pracy w projektach i obsługi zapytań:

• dane konta: imię i nazwisko, adres e-mail, hasło w postaci skrótu (nigdy w postaci jawnej), język interfejsu, rola w firmie;
• dane firmy: nazwa, NIP i adres do faktur, plan i status subskrypcji;
• treści dodawane w aplikacji: projekty, przedmiary, kosztorysy, pomiary, rozliczenia, komentarze i załączniki;
• dane z formularzy na stronie: imię i nazwisko, e-mail, firma, telefon (jeśli go podasz) i treść wiadomości — z formularza kontaktowego i prośby o prezentację;
• dane techniczne: skrót adresu IP przy formularzach publicznych, adres IP i typ przeglądarki przy sesjach, dziennik logowań i zdarzeń bezpieczeństwa;
• pseudonimowe dane o korzystaniu z funkcji (bez treści kosztorysów), służące do ulepszania produktu.

Każdy cel ma swoją podstawę prawną z art. 6 ust. 1 RODO:

• świadczenie usługi i prowadzenie konta — wykonanie umowy (lit. b);
• rozliczenia i faktury — obowiązek prawny (lit. c);
• odpowiedź na wiadomość z formularza kontaktowego i umówienie prezentacji — Twoja zgoda (lit. a), którą możesz wycofać w każdej chwili;
• bezpieczeństwo, limity zapytań, zapobieganie nadużyciom i dochodzenie roszczeń — prawnie uzasadniony interes (lit. f);
• ulepszanie produktu na podstawie pseudonimowych danych o korzystaniu z funkcji — prawnie uzasadniony interes (lit. f);
• komunikacja marketingowa i cookies analityczne — Twoja zgoda (lit. a).

Korzystamy z dostawców, którzy przetwarzają dane na podstawie umów powierzenia i wyłącznie w zakresie potrzebnym do świadczenia usługi:

• MongoDB Atlas — baza danych aplikacji;
• Cloudinary — przechowywanie i przetwarzanie obrazów oraz stron dokumentacji;
• Stripe — obsługa płatności (dane kart nie trafiają na serwery eastibeam);
• Fakturownia — wystawianie faktur za abonament;
• JustSend — wysyłka powiadomień SMS, jeśli je włączysz;
• Anthropic — model językowy asystenta AI, po uruchomieniu tej funkcji;
• dostawca poczty e-mail (SMTP) i dostawca infrastruktury, na której działa aplikacja.

Część dostawców ma siedzibę lub infrastrukturę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach stosujemy standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej lub inne mechanizmy przewidziane w RODO.

Region przechowywania danych aplikacji i pełną listę podmiotów przetwarzających z ich siedzibami wskazujemy w umowie powierzenia przetwarzania danych. Przed zakupem możesz o nie zapytać.

Nie przechowujemy danych dłużej, niż to potrzebne. Okresy dla poszczególnych kategorii:

• dane konta — przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń;
• dokumenty rozliczeniowe — 5 lat od końca roku podatkowego;
• dane z formularza kontaktowego i prośby o prezentację — do 24 miesięcy od wysłania, potem są usuwane automatycznie;
• dziennik wysyłki wiadomości e-mail — 90 dni; dziennik wiadomości SMS — 180 dni;
• pseudonimowe dane o korzystaniu z funkcji — 180 dni;
• treści firmy po zakończeniu subskrypcji — przez okres tylko do odczytu z możliwością eksportu (domyślnie 90 dni), a następnie zgodnie z polityką usuwania.

Dokumenty firmy możesz wyeksportować w aplikacji. Usunięcie danych firmy przebiega etapami: najpierw wstrzymujemy nowe zadania i dajemy czas na eksport, potem usuwamy dane źródłowe, indeksy, pliki i pamięć podręczną.

Kopie zapasowe mają odrębny okres przechowywania i są nadpisywane w kolejnych cyklach. Usunięte dane nie są z nich przywracane do bieżącej bazy.

Asystent AI jest w przygotowaniu. Po jego uruchomieniu do dostawcy modelu językowego przekażemy wyłącznie kontekst potrzebny do odpowiedzi na Twoje pytanie, w granicach Twoich uprawnień i licencji na dane.

Nie zbieramy danych na potrzeby trenowania modeli AI. Propozycje asystenta trafiają do kosztorysu dopiero po Twojej akceptacji.

W każdej chwili możesz:

• uzyskać dostęp do swoich danych i otrzymać ich kopię;
• sprostować lub usunąć dane albo ograniczyć ich przetwarzanie;
• przenieść dane do innego dostawcy;
• wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• wycofać zgodę bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
• złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Używamy plików cookies niezbędnych do logowania, bezpieczeństwa i zapamiętania języka. Cookies analityczne i marketingowe mogą działać wyłącznie za Twoją zgodą — obecnie ich nie używamy. Wybór zmienisz w każdej chwili w ustawieniach cookies.

O istotnych zmianach tej polityki poinformujemy w aplikacji lub e-mailem. Data bieżącej wersji jest podana na początku dokumentu.